Tài liệu nghiệp vụ

QUI ĐỊNH VỀ BỔ SUNG, TÌM VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU

1. Bổ sung sách

Thư viện cập nhật Danh mục sách mới từ nhà xuất bản hoặc nhà sách gửi danh mục tài liệu mới về Thư viện trường Đại học Trà Vinh

Thư viện sẽ tổng hợp và gửi danh mục tài liệu tương ứng về các đơn vị trong trường thông qua diễn đàn nội bộ của Trường kèm theo phiếu đăng ký bổ sung tài liệu cho Thư viện. Thời hạn Thư Viện nhận lại Phiếu đăng ký là 2 tuần tính từ ngày gửi danh mục đi. Đơn vị nào gửi trễ so với thời hạn sẽ bổ sung cho đợt sau

Đơn vị thông báo cho cán bộ, giảng viên, sinh viên (gọi chung là Bạn đọc ) của đơn vị mình biết về danh mục tài liệu mới này và cung cấp “Phiếu đăng ký” cho bạn đọc có nhu cầu. (Trưởng, phó và cán bộ giảng dạy của các Khoa / Bộ môn chịu trách nhiệm hỗ trợ Thư viện trong việc lựa chọn tài liệu)

Bạn đọc điền thông tin vào Phiếu đăng ký bổ sung tài liệu theo danh mục đã gửi. Tuy nhiên, Bạn đọc cũng có thể yêu cầu những tài liệu ngoài danh mục mà Thư Viện đã gởi. Loại tài liệu có thể là sách, báo, tạp chí, CD, băng đĩa hình, băng âm thanh, bản đồ, hình ảnh, các loại tài liệu điện tử; . . . Các thông tin về tài liệu cần ghi chính xác và càng đầy đủ càng tốt gồm nhan đề, tác giả, nhà xuất bản, năm xuất bản, đơn giá, nơi cung cấp…. để dễ dàng trong việc tìm tài liệu để bổ sung cho đúng theo yêu cầu. Sau khi điền đầy đủ vào “Phiếu đăng ký bổ sung tài liệu ” bạn đọc có thể gửi về Thư Viện đơn lẻ hoặc tập trung theo Bộ Môn/ Khoa. Ngoài ra, bạn đọc có thể đăng ký trực tiếp bằng email qua địa chỉ:library@tvu.edu.vn

Thư viện sẽ tổng hợp và kiểm tra với sách trong kho thư viện để loại bỏ sách trùng, điều chỉnh số lượng cho phù hợp với ngân sách, thông qua Ban Giám hiệu, Phòng kế hoạch - Tài vụ trình duyệt danh mục sách mua

Sau khi nhận lại danh mục đề nghị được duyệt thư viện tiến hành lập và gởi danh mục đặt sách đến nhà sách hoặc nhà xuất bản.

Nhà xuất bản hoặc nhà sách sách vận chuyển tài liệu về Thư Viện.

Phân công cán bộ phụ trách biên mục xử lý kỹ thuật.

Sau khi biên mục và xử lý kỹ thuật hoàn chỉnh, tài liệu mới sẽ được chuyển lên kho để xếp kệ.

Khi tài liệu đã sẵn sàng lưu hành, Thư viện sẽ thông báo cho bạn đọc bằng các hình thức sau đây:

- Thông báo danh mục tài liệu mới trên bảng thông báo của Thư Viện.

- Thông báo danh mục tài liệu mới lên diễn đàn nội bộ của trường.

2. Bổ sung báo, tạp chí

Các ấn phẩm định kỳ (báo và tạp chí), đặc biệt là các tạp chí khoa học, là nguồn tài nguyên rất quan trọng đối với một thư viện đại học. Do đó, Thư viện có chính sách đặt mua dài hạn nhiều báo – tạp chí khoa học, chuyên ngành thuộc các lĩnh vực Trường đào tạo. Ngoài ra, nhằm đáp ứng nhu cầu nâng cao kiến thức và cập nhật thông tin của người đọc trong Trường, Thư viện cũng thường xuyên bổ sung các báo và tạp chí phổ thông tiêu biểu.

Theo định kỳ - vào tuần đầu của Tháng cuối cùng của mỗi Quý đơn vị gửi danh mục báo, tạp chí cần bổ sung và Thư viện sẽ tiến hành xem xét lại các tên ấn phẩm định kỳ đã bổ sung trong quý vừa qua và xem xét các yêu cầu mới về bổ sung các tên ấn phẩm khác. Trường hợp không nhận được thông báo của các đơn vị Thư viện sẽ căn cứ vào bản đặt của quý trước.

Danh mục đề xuất đặt mua ấn phẩm định kỳ sẽ được gửi lên Ban giám hiệu để duyệt và gửi đến nhà cung cấp đặt báo, tạp chí cho cả quý

3. Hướng dẫn tìm tài liệu và cách sử dụng tài liệu trong phòng mượn

Sách được sắp xếp theo hệ thống phân loại Dewey từ vùng 0 đến 9, mỗi vùng đại diện cho từng môn loại tổng quát thể hiện như sau:

Sách được bố trí trên kệ theo trình tự nhất định: từ trái sang phải, từ trên xuống dưới, từ trước ra sau, được sắp xếp theo các ngành khoa học, không phân biệt khổ, cỡ và ngôn ngữ. Các môn loại khoa học được quy định một chỉ số phân loại nhất định.Với cách sắp xếp theo hệ thống này giúp bạn đọc có thể tìm sách dễ dàng theo chủ đề mà mình đang nghiên cứu và những tài liệu tham khảo có liên quan.

Trên mỗi quyển sách được mang hai ký hiệu số:

- Ký hiệu số cá biệt (số mã vạch): có tác dụng thống kê toàn bộ sách có trong kho. Số thứ tự của quyển sách trong kho, số này được đánh liên tục tăng dần sau mỗi đợt bổ sung từ 01 và được dán ở ngay giữa của trang bìa

- Ký hiệu số phân loại: Gồm số phân loại và mã hóa tác giả, số này được dán phía dưới gáy sách.